Outsourcing miękkiego HR a outsourcing kadr i płac – na czym polega ta różnica?


Kiedy mówimy o zarządzaniu personelem często słyszymy o miękkim i twardym zarządzaniu ludźmi. To dwa współistniejące podejścia. O co w nich chodzi? Jak wybrać dobrą kombinację dla swojej firmy? Które podejście sprawdza się bardziej? Czym jest outsourcing HR? Jak miękki i twardy HR funkcjonują w formie outsourcingu?
To pytania, na które odpowiada ten artykuł.

Kadry, kadry i płace

Kadry to tzw. twardy HR, przez który zwykle rozumie się naliczanie płac, premii, nagrody i przeróżne pozapłacowe świadczenia pracodawcy na rzecz pracownika, z których najpopularniejsze są karty na siłownię i pakiety medyczne. Rozumienie kadr sprowadza się często do tego, czego od przedsiębiorcy wymaga prawo pracy.

Jednak różnica między potocznym rozumieniem twardego HR, a dogłębnym rozumieniem koncepcji i pełnym zastosowaniem jego możliwości, które za sobą niesie jest dużo większa. Twardy HR traktuje pracowników jako zasób firmy podobnie jak np. maszyny i budynki. W twardym HR bardzo ważne jest zaplanowanie ile i jakich zasobów potrzebujemy, by firma mogła działać oraz jakie koszty będą się z tym wiązać.
 

Kluczowe cechy wyróżniające twardy HR to:

  • Podchodzi do ludzi przedmiotowo – człowiek to taki sam zasób jak maszyna,

  • Krótkoterminowa perspektywa związana z ustaleniem ilu pracowników potrzebujemy, ilu trzeba zatrudnić, a ilu zwolnić,

  • Minimalna i jednostronna komunikacja z góry na dół,

  • Płacenie za rekrutację i utrzymanie niezbędnej liczby pracowników,

  • Pracownicy twardego HR mają zwykle niewielkie uprawnienia w organizacji, są lokowani nisko w strukturze organizacji, zazwyczaj w księgowości,

  • Charakterystyczne działania twardego HR to ocenianie przydatności i opłacalności każdego z pracowników, które pozwalają podejmować decyzje o zwolnieniu lub podwyżce,

  • Jeśli zastosujemy sam twardy HR to będzie on wspierał autorytarne style zarządzania.

 

Pracę twardego HR w skrócie można podsumować w następujący sposób: liczba ludzi i kasa wydana na nich musi się zgadzać z planem finansowym przedsiębiorstwa oraz prawem. Reszta to didaskalia.

Niemniej dobre zaplanowanie liczby osób w firmie i adekwatnych wynagrodzeń tak, aby pozwalało zachować wysoką rentowność biznesu i równocześnie było atrakcyjne na rynku pracy to duża sztuka.
 

Zarządzanie personelem czyli tzw. miękki HR

Miękki HR traktuje pracowników jako najważniejszy zasób w firmie, który może stanowić źródło przewagi konkurencyjnej. Pracownicy są traktowani jak jednostki, a ich potrzeby są uwzględniane i planowane indywidualnie oraz zespołowo. Główne obszary działania miękkiego HR koncentrują się na potrzebach i potencjale pracowników, rozwoju oraz motywacji i zaangażowaniu.

 

Kluczowe cechy miękkiego HR:

  • Podmiotowe podejście do człowieka,

  • Strategiczne, długoterminowe podejście i planowanie,

  • Silna i regularna komunikacja dwukierunkowa,

  • Struktura wynagrodzeń premiująca wydajność,

  • Pracownicy są upoważnieni i zachęcani do poszukiwania nowych zadań i podejmowania odpowiedzialności,

  • Oceny koncentrują się na poprawie wyników oraz identyfikacji potencjału i zaspokajaniu potrzeb rozwojowych,

  • Dobrze funkcjonujący w płaskich strukturach organizacyjnych,

  • Pasuje do demokratycznych stylów przywództwa.


Które podejście jest lepsze?
Odpowiedź brzmi - to zależy!

Kadrowe podejście może przynieść oczekiwane efekty, gdy:

  • Masz niewymagających pracowników liniowych oraz doświadczoną i decyzyjną wyższą kadrę menedżerską,

  • Masz łatwy dostęp do wielu pracowników, ich wdrożenie trwa krótko, a ich potencjalne błędy są łatwe do wykrycia
    i poprawy,

  • Masz przewagę konkurencyjną opartą na technologii lub sposobie finansowania,

  • Podejście kosztowe jest ważniejsze niż inwestowanie i rozwój.


To podejście charakteryzuje przedsiębiorców skoncentrowanych głównie na zadaniach i wymiarze finansowym działalności. Podejście „płacę i wymagam” jest przez nich częściej wybierane niż dbałość o ludzi, a kontrola bardziej atrakcyjna niż zaufanie. Ciemną stroną tego podejścia jest wysoka rotacja oraz absentyzm, czyli obecność bez zaangażowania oraz zwiększające się trudności z rekrutacją.
 

Miękki HR sprawdzi się, gdy:

  • Zatrudniasz ekspertów, których trudno pozyskać,

  • Działasz na rynku pracownika,

  • Praca jest złożona, a błędy trudne do wykrycia i kosztowne,

  • Przewagę konkurencyjną w branży mogą stworzyć zaangażowani ludzie,

  • Jesteś bardziej skoncentrowany na rozwoju niż tylko na przetrwaniu.

 

"Miękkie" podejście z pewnością przyciągnie uwagę osób bardziej wrażliwych i widzących potencjał w ludziach. Naturalne dla tych, którzy obdarzają ludzi zaufaniem, traktują ludzi z szacunkiem i sympatią. Częściej chcą by ludzie mieli satysfakcję z pracy i bazowali na wewnętrznej motywacji. Nie przepadają za metodami „kija i marchewki”. Jednakże, jeśli miękkie podejście nie będzie silnie związane ze strategią firmy i mocno osadzone na danych biznesowych może pozostać jedynie źródłem kosztów zamiast inwestycją z wysoką stopą zwrotu. Sztuką jest stworzyć pozytywne i dbające o ludzi środowisko biznesowe, które nagradza wydajność pracowników i motywuje pracowników do efektywności.
 

Strategiczny outsourcing HR
Nie trzeba wybierać między twardym a miękkim HR-em. Ważne by stworzyć dobraną do specyfiki branży i organizacji kombinację, która będzie wspierać rozwój i wzrost organizacji.

Eksperymentowanie w poszukiwaniu właściwego podejścia jest ryzykowne i zwykle obarczone wieloma błędami, jeśli od razu nie zapewni się firmie profesjonalnego serwisu w tym zakresie. Dlatego outsourcing HR może być dobrym rozwiązaniem. Dane pokazują dobitnie, że 93% polskich przedsiębiorstw już dziś zleca firmom zewnętrznym zadania
z zakresu logistyki, informatyki czy operacji pomocniczych. Kolejne 2% planuje zrobić to w przyszłości. Działania HR dobrze wpisują się w idee outsourcingu, gdyż koszt świadczenia z zewnątrz jest nawet o 60% niższy niż własny zespół oraz zakup usług HR ad-hoc. Na tym jednak nie koniec przewagi outsourcingu HR. W usługach HR szczególnie ważny jest zdrowy dystans oraz duże doświadczenie w wielu specjalizacjach HR-owych. Outsourcing HR ma możliwość zatrudniania ekspertów, których kompetencje służą wielu organizacjom. Zapewnia jednocześnie stałą i konsekwentną pracę nad stworzeniem efektywnego i motywującego środowiska pracy, dostęp do najlepszych praktyk i nowości oraz wymiany doświadczeń, których często brakuje polskim przedsiębiorcom. Zaangażowani pracownicy, sprawne zespoły, codzienna współpraca, zorientowanie na wyniki czy pomysłowość to efekty outsourcingu HR, które dają gwarancję sukcesów biznesowych.

Wszystkich zainteresowanych poznaniem szczegółów działania i korzyści płynących z outsourcingu HR zapraszam do kontaktu!

 


Katarzyna Lorenc

Ekspert lu-bi oraz Business Centre Club ds. rynku pracy oraz zarządzania i efektywności pracy,
Członek Wojewódzkiej Rady Rynku Pracy